Verwerkersovereenkomst

Versie 2.0 d.d. 1 mei 2025

Wij, Smart Yellow (‘Smart Yellow’, ‘wij’, ‘ons’, ‘onze’, gevestigd aan de Boeimeerhof 77, 4818 RL Breda, KVK 93318855), bieden software (‘de Software’) en daaraan gerelateerde activiteiten en diensten (‘de Diensten’) aan. Deze Diensten betreffen activiteiten gericht op de verdere ontwikkeling van, onderhoud aan, en ondersteuning met betrekking tot software (waaronder de Software).

Deze Verwerkersovereenkomst is van toepassing indien Smart Yellow in opdracht van de Afnemer optreedt als webhost, als de Afnemer gebruik maakt van Software as a Service-diensten die worden aangeboden door Smart Yellow, of als Smart Yellow anderszins persoonsgegevens van de Afnemer verwerkt, en is onderdeel van de Overeenkomst. Zie ook artikel 6 van de Algemene Voorwaarden.

Mocht u vragen hebben over deze algemene voorwaarden of over de Software en de Diensten, aarzel niet om contact met ons op te nemen door een e-mail te sturen naar sales@smartyellow.nl.

1. Doeleinden van de verwerking
   1. Smart Yellow (de Verwerker) verwerkt persoonsgegevens van Afnemer (de Verwerkingsverantwoordelijke) uitsluitend ten behoeve van de uitvoering van de dienst waarop de overeenkomst betrekking heeft, waaronder:
      • het faciliteren van gebruikersaccounts en toegangsbeheer;
      • het loggen van procesactiviteiten binnen de applicatie;
      • het ondersteunen van Afnemer in geval van incidenten of verzoeken.
2. Categorieën van persoonsgegevens
   1. Verwerking kan betrekking hebben op de volgende categorieën van persoonsgegevens:
      • naam, e-mailadres, functietitel van gebruikers;
      • inhoud van ingevoerde procesdata (waarvan Afnemer bepaalt of dit persoonsgegevens bevat);
      • IP-adressen en gebruikersactiviteitlogs.
   2. Categorieën betrokkenen:
      • medewerkers en gebruikers van de Verwerkingsverantwoordelijke;
      • eventueel andere natuurlijke personen waarvan gegevens door de Afnemer worden ingevoerd.
3. Verplichtingen van Verwerker
   1. Verwerker verwerkt persoonsgegevens uitsluitend op basis van schriftelijke instructies en overeenkomsten met van Verwerkingsverantwoordelijke.
   2. Verwerker zal passende technische en organisatorische maatregelen treffen om persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies of onrechtmatige verwerking (zoals toegangscontrole, versleuteling in rust en tijdens transport, back-ups).
   3. Verwerker waarborgt geheimhouding door haar medewerkers en ingeschakelde derden.
   4. Verwerker zal Verwerkingsverantwoordelijke bijstand verlenen bij:
      • het vervullen van de verplichtingen uit hoofde van de AVG;
      • het uitvoeren van een gegevensbeschermingseffectbeoordeling (DPIA);
      • het nakomen van verzoeken van betrokkenen.
4. Subverwerkers
   1. Verwerker mag subverwerkers inschakelen, mits deze onderworpen zijn aan vergelijkbare verplichtingen.
   2. Verwerker verstrekt op verzoek een actuele lijst van subverwerkers.
   3. Verwerkingsverantwoordelijke wordt geïnformeerd over wijzigingen in subverwerkers en heeft het recht bezwaar te maken op redelijke gronden.
5. Inbreuken in verband met persoonsgegevens
   1. Verwerker zal Verwerkingsverantwoordelijke onverwijld, doch uiterlijk binnen 48 uur na ontdekking, informeren over een datalek.
   2. Verwerker verstrekt alle relevante informatie voor een juiste beoordeling en eventuele melding aan de Autoriteit Persoonsgegevens.
6. Verwijdering en teruggave van gegevens
   1. Na beëindiging van de Overeenkomst zal Verwerker, naar keuze van Verwerkingsverantwoordelijke:
      • alle persoonsgegevens teruggeven in een gangbaar formaat, en/of
      • alle persoonsgegevens veilig en volledig verwijderen, tenzij wettelijke bewaarplichten anders bepalen.
7. Audit en inspectie
   1. Verwerkingsverantwoordelijke heeft het recht éénmaal per jaar, na redelijke kennisgeving, een audit uit te (laten) voeren inzake de naleving van deze Overeenkomst. Verwerker zal medewerking verlenen.
   2. Deze audit dient te worden uitgevoerd in een door Verwerker ingerichte omgeving die gescheiden is van de productieomgeving om dienstverstoringen te voorkomen.
8. Aansprakelijkheid
   1. Aansprakelijkheid van Verwerker in het kader van deze Overeenkomst is onderworpen aan de aansprakelijkheidsbepalingen zoals opgenomen in de Overeenkomst.
9. Duur
   1. Deze Verwerkingsvereenkomst geldt zolang Verwerker namens Verwerkingsverantwoordelijke persoonsgegevens verwerkt.